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Una catena di produzione documentale dal valore aggiunto

Per poter rendere reale il progetto di un documento aziendale che sia un vero supporto della relazione con il cliente, le aziende devono rafforzare il loro controllo su un parco eterogeneo, per certi versi quasi obsoleto, di strumenti di stampa, imbustamento e affrancatura. La sfida principale che risiede nel controllo della produzione di corrispondenza è la necessità di garantire il rispetto delle tempistiche e del livello qualitativo che gli utenti e la direzione aziendale si aspettano. I responsabili di questi centri di produzioni giocano ormai un ruolo chiave all’interno dell’azienda, e devono poter soddisfare esigenze sempre nuove.

Vincoli di livello del servizio

Il centro di produzione documenti, che prima era solamente una fonte di costi dedicata alla produzione all’ingrosso di documenti gestionali derivati da obblighi regolamentari, è oggi, al contrario, un anello fondamentale della catena di produzione di valore aggiunto dell’azienda. Questo nuovo ruolo impone obblighi maggiori che si concretizzano nei cosiddetti impegni di livello del servizio (SLA), che si basano tanto sulle tempistiche di realizzazione quanto sulla qualità dei documenti emessi. Per poter rispondere a questa esigenza di fiducia industriale, le soluzioni SEFAS di controllo della produzione documentale raggruppano in un insieme omogeneo e controllato tutte le risorse di produzione, locali o a distanza. Questo approccio permette di equilibrare i documenti in attesa, non più solamente in funzione degli obblighi tecnici, ma anche secondo le priorità strategiche definite dall’azienda stessa.

Interazione con l’utente aziendale

La comunicazione personalizzata, al fine di migliorare il rapporto con il cliente, si inserisce anche in tutte quelle attività che erano precedentemente affidate ai produttori di corrispondenza. Le soluzioni SEFAS rispondono a tale esigenza apportando le garanzie indispensabili in materia di sicurezza e confidenzialità dei dati, evitando per esempio i rischi di confusione dei destinatari. Gli utenti aziendali, o l’azienda cliente (nel caso in cui sia un prestata rio di servizi), possono partecipare al processo di validazione della produzione, attraverso un interfaccia web intuitivo. Sono anche automaticamente avvisati della corretta esecuzione dei compiti, una volta che il trattamento dati è terminato.